Foto:
aangeboden door Out-smart.com

5 Tips om een goede planning te maken

Plannen is voor de één een feestje en voor de ander (bijna) een nachtmerrie. Maar ook als je het leuk vindt, is goed plannen wel een kunst op zich. Lijkt jouw planning meer op een puzzel met opmerkingen en mitsen en maren in de kantlijn? Met deze tips bewaar je het overzicht en is je planning in een oogopslag voor iedereen duidelijk.

Overzicht

Of je de planning nu nodig hebt om een werkrooster te maken, voor projectplanning of om binnen je (samengestelde)gezin een beetje het overzicht te houden, een goede overzicht helpt je altijd en zorgt voor rust. Zelf je studerende puber heeft er wat aan. Plan je alleen voor je zelf? Plan dan alles, ook je vrije tijd. Je wil namelijk niet dat de tijd met je gezin of vrienden verloren gaat door deadlines. Plan ook je sport en/of hobby in. Zo zorg je voor een goede balans en een goed overzicht. En je krijgt direct ook inzicht in jouw tijd of die van anderen. 

Prioriteiten

Ga je plannen, bepaal dan eerst de prioriteiten. Belangrijkste eerst en zo verder. Daarbij is het natuurlijk altijd de vraag wat de echte urgentie van een taak is. Soms lijkt iets heel belangrijk maar kan het best een paar dagen wachten zonder dat het gevolgen heeft. Vind je taken niet leuk en stel je ze uit, kijk dan of het eigenlijk wel zo belangrijk is. Is dat zo, plan het dan op momenten dat je je beter kunt concentreren of plan daarna als beloning een leuke klus. Het voordeel van plannen is dat je na een tijdje weet hoe lang een bepaalde taak duurt. Daardoor wordt je planning nog efficiënter en krijg je beter inzicht in je tijdsbesteding. 

Een fijne tool om je prioriteiten te bepalen is het Eisenhower schema. Hierbij heb je in 1 oogopslag inzichtelijk of je het nu moet doen, kunt inplannen, kunt delegeren of gewoon helemaal kunt negeren. 

Digitaal plannen

Werk je met meerdere mensen, een team, een grotere afdeling of nu door thuiswerken op afstand, dan is digitaal plannen een uitkomst. Een digitaal planbord helpt je te allen tijde het overzicht te bewaren en een duidelijke planning te maken die iedereen in een oogopslag snapt. Een digitaal planbord is niet alleen ideaal voor jou maar zeker als je de planning met meerdere mensen moet of wilt delen zoals bij een projectplanning. Het digitale planbord van OutSmart is hier een goed voorbeeld van. 


Werkroosters, werkbonnen en nog meer

Een (digitaal)planbord leent zich niet alleen om je (werk)week te plannen maar ook om een werkrooster te maken, werkbonnen of de hele personeelsplanning. Je kunt hiervoor Excel gebruiken maar als je veel werknemers hebt, kan dat erg onoverzichtelijk worden. Ook dan is een digitale manier vaak handiger. Nog een voordeel is dat een collega bij drukte het makkelijker van je over kan nemen. 

Behoud marges

De meest gemaakte fout is dat een planning te strak is. Zorg daarom altijd voor ruimte. Deze marges kun je gebruiken als het tegenzit, je een tijd verkeerd had ingeschat of er iets spoed tussendoor komt wat je niet had kunnen voorzien. Het inplannen van de marge is daarbij een goed idee. Is de marge niet nodig, gebruik de tijd dan om je zelf even te belonen met iets dat niet hoeft maar wel leuk is of om even helemaal niets te doen. 

Meer berichten

Het lokale nieuws in uw mailbox ontvangen?

Aanmelden